Sinds 1 januari 2026 is gestructureerde elektronische facturatie in PEPPOL-formaat verplicht voor B2B-transacties tussen btw-plichtige ondernemingen in België. Een deadline die heel wat kmo's overrompeld heeft.
PEPPOL in gewone taal
PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) is een netwerk en gestandaardiseerd formaat voor de uitwisseling van gestructureerde elektronische facturen, dat al lang wordt gebruikt bij overheidsopdrachten. Het verschil met een gewone pdf per e-mail: een PEPPOL-factuur is een gestructureerd bestand dat rechtstreeks leesbaar en verwerkbaar is door de boekhoudsoftware van de ontvanger, zonder manueel overtypen.
Wat de verplichting concreet inhoudt
- Verzenden van uw facturen via een platform dat verbonden is met het PEPPOL-netwerk (een "access point"), en niet langer enkel als pdf of op papier.
- Ontvangen van de facturen van uw leveranciers in ditzelfde formaat, wat veronderstelt dat uw boekhoudsoftware compatibel is.
- Uw interne processen aanpassen als de facturatie tot nu toe op ambachtelijke wijze verliep (Excel, Word, manueel versturen per e-mail).
De belangrijkste valkuil: denken dat het enkel over verkopen gaat
Veel bedrijfsleiders associëren PEPPOL enkel met het uitsturen van facturen. Maar de verplichting geldt ook voor de ontvangst: als uw leveranciers u PEPPOL-facturen sturen en u niet bent uitgerust om ze te ontvangen en correct te verwerken, verliest u het voordeel van de automatisering — en neemt het risico op fouten of zoekgeraakte facturen toe.
Odoo en PEPPOL-conformiteit
De facturatiemodule van Odoo ondersteunt het PEPPOL-formaat standaard, wat de compliance aanzienlijk vereenvoudigt voor bedrijven die al op deze ERP werken: geen extra tool van een derde partij nodig, de verbinding met het netwerk configureert u rechtstreeks in de facturatie-instellingen.
Wat wij aanbevelen
Behandel PEPPOL niet als een louter IT-onderwerp dat u aan uw IT-leverancier overlaat. Het is in de eerste plaats een kwestie van boekhoudkundige en fiscale compliance — uw boekhouder moet betrokken zijn vanaf de configuratie, niet pas bij de btw-aangifte. Precies die samenwerking zetten Agitech (Odoo-integrator) en AgiFid samen op voor hun gemeenschappelijke klanten.